Case Lussenburg
Binnen een maand ingericht, binnen twee weken gemigreerd
Lussenburg stapte over op 4SURE met een strakke deadline: per 1 januari moest alles draaien. Het systeem stond binnen een maand, de volledige migratie van werkgevers, werknemers en claims volgde binnen twee weken. Op tijd, zonder verrassingen voor de klanten.
Inrichting
Binnen één maand
Migratie
Binnen twee weken
Gemigreerd
Werkgevers, werknemers en claims
Livegang
Op tijd, per 1 januari
De opgave
Een overstap met een harde deadline
Lussenburg koos voor 4SURE en had één vaste datum: op 1 januari moest de nieuwe omgeving draaien. Dat betekende niet alleen een systeem inrichten, maar ook de complete portefeuille overzetten, de klanten informeren en de ondersteuning op orde hebben.
Bij een jaarovergang is er weinig speelruimte. Polissen, premies en lopende claims moeten vanaf de eerste werkdag kloppen. Er was dus geen ruimte voor een lange aanloop of een tweede poging.
Vaste einddatum
Alles moest per 1 januari werken: inrichting, migratie, communicatie en support.
Complete portefeuille
Werkgevers, werknemers en lopende claims moesten volledig en foutloos over.
Klanten niet laten merken
Voor werkgevers moest de overstap soepel en zonder onderbreking verlopen.
De aanpak
Van inrichting tot livegang
We bouwden de omgeving stap voor stap op: eerst offreren, dan het vergelijk in de offerte en tot slot de complete migratie. Zo kon Lussenburg al met 4SURE werken voordat de portefeuille overging.
Het spannendste deel zat aan het eind van het jaar. De data was pas in de tweede week van december volledig, waardoor er precies één week overbleef om proef te draaien.
Inrichting van het systeem
We richtten 4SURE in op het beleid van Lussenburg. Binnen een maand stond de basis.
Offerteportaal voor a.s.r. volmacht
We begonnen met het offerteportaal voor de a.s.r. volmacht, zodat Lussenburg direct kon offreren vanuit 4SURE.
Provinciale premies toegevoegd
Later voegden we de provinciale premies toe. Zo biedt de offerte een helder vergelijk voor de werkgever.
Data compleet en zuiver
Pas in de tweede week van december was de data volledig en schoon beschikbaar. Vanaf dat moment telde elke dag.
Proefmigratie
In één week draaiden we de migratie op proef, controleerden we de uitkomsten en stelden we waar nodig bij.
Migratie en livegang
Werkgevers, werknemers en claims gingen over. Alle klanten waren geïnformeerd en de servicedesk stond klaar.
Nazorg
In de eerste periode hielden we nauw contact om te zien of de ingebruikname soepel verliep.
De migratie
Onder hoge druk, maar zonder concessies
De migratie omvatte de complete portefeuille. Omdat de brondata laat compleet was, moest alles in korte tijd gebeuren, met een proefmigratie als vangnet.
Werkgevers
Alle werkgevers met hun polissen en premiegegevens overgezet, zodat offreren en verlengen direct verder kon.
Werknemers
De werknemersbestanden per werkgever gemigreerd, als basis voor premie, verzuim en uitkeringen.
Claims
Lopende claims meegenomen, zodat de behandeling na 1 januari zonder onderbreking doorliep.
Nazorg
Livegang is het begin, niet het eindpunt
Na de livegang begint het belangrijkste deel: samen scherp blijven sturen op kwaliteit. In de eerste periode hielden we daarom nauw contact met Lussenburg. We volgden de ingebruikname op de voet, bespraken wat beter kon en stuurden direct bij waar dat nodig was.
Zo werken we met al onze klanten: we stoppen niet bij de livegang, maar blijven samen verantwoordelijk voor de kwaliteit van de dienstverlening en de nazorg.
Klanten op tijd geïnformeerd
Alle werkgevers wisten vooraf wat er veranderde en waar ze terechtkonden.
Servicedesk ingericht
Vanaf dag één was er een servicedesk voor vragen van gebruikers.
Nauw contact na livegang
Korte lijnen in de eerste periode om de ingebruikname te begeleiden.